星期六, 4月 01, 2017

接待人,從辦好一場研討會學起

如何辦好一個國際研討會Part1 Part2 

為何學這個?
你說你沒有想當學者專家,沒有機會辦研討會,但你總有機會邀請親戚朋友來家裡作客吧?想在行裡脫穎而出,或想親近大師級人物,甚至是成為自己圈子裡的大師,獲得親友們的愛戴與懷念,那你一定得學習怎麼「接待人」。

從蔡依澄醫師的經驗學到什麼?
以下,我由八個面向為您解構這篇文章:

目標:賓主盡歡

動機:所謂的「內部原因」或「情感價值」,既然小有成績,也要讓國際看見自己,並和同行的大師交朋友,讓自己也配得上當一流學者。能與自己的團隊幹一票大的,締造生命美好的時光。

內涵:換位思考,了解對方想法及內心感受。

方法:
  • 自我整合:搞清楚自己為何而做?然後以身作則。例:親自邀請兩位國際學者
  • 內部整合:幫隊員找到價值感。例:不讓隊員花到錢,讓他們與大師對談,並有舞台展現才能,使名字被群眾看見。
  • 調動外部:展現決心和優質的課程設計邀請講者;從聽眾的角度出發,用企劃優化流程,吸引眼球。

次第:
  • 前行:做大量的功課研究學者背景、聽眾需求、課程設計、詳細流程
  • 正行:不操心事情,關注人,尤其是自己人。例:注意貴賓是否備受照顧,每人是否拿到便當。
  • 結行:會議結束,別怠慢你剛結交的朋友,把人照顧到回國搭機。


條件:提前一年有充裕的時間做準備,準備什麼?換位思考,優化會議

評量:貴賓開心?自己人開心?活動目的達成?

補救:邀請時冒犯到講者,事後加倍補償。例:帶講者去萬和宮玩,親自解說。

蔡醫師略提帶過卻至關重要的點是?

自己也是國際學者,卻仍親自邀請其他學者
「文人相輕,自古皆然。」我們總覺得自己最好,看不起同行,也看不起家人,因為我們自以為對他們瞭若指掌,毛病看多了。你可能會想:「那樣不是很沒面子子,為何要我低聲下氣?」其實,謙卑不代表示弱,反而展現你無比的信心,你相信自己的優點不需要口頭吹噓或外在氣勢來凸顯,就如蔡醫師所為,拿出誠意,展現決心,別人一定會對你刮目相看的。

確認“每個人“都拿到便當,有午餐吃
我們常為了面子問題,想要把自己最好的一面表現給客人看,但考慮了「賓」,卻忽略了「主」,一開始沒設想清楚的地方(只單方考慮賓客當然想不清楚),等事發紕漏時,卻奢望自己人馬上理解包容,難免窒礙難行,處處碰壁。反而,先善待自己人,才有辦法善待客人;先餵飽別人,別人自然奮力相助。

幫下屬建立名聲,方便日後找工作
身為一個領導者,如果只是把下屬當工具人或免洗筷,用完即丟,不僅禍害自己還污染環境。命令仰賴你的人做事,不會受到愛戴與懷念,他們也不願意認真配合,成天提心吊膽害怕出事,不信任人導致自己忙碌不堪,最終大家見死不救,還是落得自己收拾殘局,而他們還會繼承你的傳統,繼續威嚇他們的下屬,禍延子孫。反之,你可以啟發他們的自我價值,建立優良文化,培育下一代,他們基於對你的恩情,一定把事做到不負眾望。

沒經驗的我眼下該有的作為?
最近我負責承辦一個中醫婦科病案分析的小型研討會,花了一週的時間籌備,與朋友預先設想當天的詳細流程,聯絡指導醫師、tutor及上台報告的同學,依時程表繳交報告,準備場地資材……才發現做到「賓主盡歡」並不容易。

我們菜鳥經驗不足,但不必憂傷,只要學會快速吸取前人經驗的方法,首先找到有經驗的人,列出人事時地物及應注意要點。平時要多觀察各領域的大牛怎麼做人做事,會發先不外乎是掌握人與人的感受,懂得謙卑向學、待人著想。

學會關注人
我的做法:
(1)    事先列印病案文稿讓老師參閱,並準備一隻筆和茶水,一來方便打分,二來老師可以心無旁騖地給出更貼切的講評。
(2)    公告資訊簡明扼要易懂並確認接收通知,事前安排恰當的時間促進同學與tutor討論意願,請同學們提早10分鐘就座,妥善的事前準備可以讓同學報告的更順利,從討論或老師的講評中獲得更多收穫。

學會優化流程,也是為了服務人。
我的做法:
(1) 交報告可以用雲端硬碟,由個人上傳,組長只要負責清點並轉寄連結給老師
(2) 課程會議時,應匯集各位老師及組長的聯絡方式,以利後續聯絡
(3) 所有規則可以統一公告,訊息不建議傳遞三個層級(含)以上

把事情做出品質,做到專業分工,那就沒有所謂的下屬,為團隊做出里程碑。屆時,權力的大小就會根據貢獻與所承擔的責任去分,你也能成為大師。

我的memo

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